TROBOS.CO | LUMAJANG – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Disarpus) dan Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Lumajang menggelar pertemuan koordinasi pada Kamis (11/12/2025). Pertemuan di Ruang Rapat Diskominfo ini bertujuan memperkuat sinergi dalam layanan kearsipan digital, teknologi informasi, dan dokumentasi visual untuk mendukung tata kelola pemerintahan yang lebih efektif.
Pertemuan dipimpin oleh Plt. Kabid Akuisisi dan Pengelolaan Kearsipan Disarpus, Fytrya Arys Sandi, SE. dan Kabid Informasi Publik Diskominfo, Joko S. Mardiyanto. Kedua pihak membahas sejumlah kebutuhan strategis untuk meningkatkan kualitas layanan publik.
Poin-Poin Hasil Koordinasi
1. Dukungan Teknis Zoom Meeting
Diskominfo siap memberikan dukungan teknis penyelenggaraan Zoom Meeting untuk kebutuhan Disarpus. “Disarpus dapat mengajukan surat permohonan. Kami menyediakan kapasitas hingga 300 peserta selama tiga hari berturut-turut,” jelas Joko S. Mardiyanto. Koordinasi teknis dapat dilakukan via WhatsApp atau telepon, dengan link rapat yang disiapkan oleh Diskominfo.
2. Akuisisi Arsip Foto & Video Pimpinan Daerah
Kedua instansi sepakat melakukan langkah-langkah penting untuk akuisisi dokumentasi visual kegiatan pimpinan daerah, antara lain:
- Penyusunan MoU karena program ini bersifat jangka panjang.
- Pengiriman arsip melalui Google Drive, dengan rujukan berita acara yang dapat diakses via portal lumajangkab.go.id.
- Backup foto dan video rutin dilakukan Diskominfo setiap awal bulan.
- Foto yang diserahkan tanpa watermark, tetapi akan dilengkapi logo autentikasi hasil kolaborasi.
- Video sudah dilabeli dan siap diunggah, dengan penyerahan dilengkapi berita acara dan daftar arsip.
3. Dukungan Server dan Pemeliharaan
Bidang Aplikasi Informatika (APTIKA) Diskominfo, yang diwakili Eko Purwanto dan Samadikun, menjelaskan bahwa penyimpanan dan pemeliharaan server utama dapat dilakukan oleh Disarpus, kecuali untuk aplikasi yang bersifat pusat. Backup server arsip juga dapat dilakukan di luar dinas dengan penanggung jawab teknis yang ditunjuk.
4. Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan Aplikasi BeSign
Saat ini, TTE pada aplikasi Srikandi sedang dalam pemeliharaan pusat, sehingga Diskominfo belum dapat mengirimkan notifikasi pembaruan masa aktif. Sebagai alternatif penandatanganan dokumen PDF, masyarakat dapat menggunakan aplikasi BeSign yang dapat diunduh gratis via ponsel, meskipun penggunaannya memerlukan beberapa tahapan verifikasi.
Langkah Menuju Integrasi Layanan Digital yang Terpadu
Pertemuan yang juga dihadiri oleh tim arsiparis Disarpus (Ainun Farida, SH., Iva Fauziyah, Eddy S.) dan tim IT Diskominfo (Eko, Samadikun, Anam) ini menjadi langkah strategis dalam membangun integrasi yang lebih solid antara aspek preservasi arsip dan pemanfaatan teknologi informasi.
Sinergi ini diharapkan dapat mempercepat digitalisasi arsip, meningkatkan efisiensi layanan internal pemerintah, dan pada akhirnya mendukung transparansi serta akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan Kabupaten Lumajang.
(Fytrya A.S./trobos.co)
